Resolviendo problemas de productividad con estudios de organización del trabajo

Autora: Ing. Maylín Soria Nicado

Fecha: Julio 2010

1. Introducción

2. Los tiempos de trabajo

3. ¿Cúantos días se necesitan para hacer el estudio?

4. Aprovechamiento de la jornada laboral

5. Cálculo de normas de tiempo y de rendimiento

6. Balance de carga y capacidad. (Registro de información)

7. Balance de carga y capacidad. (Cálculo)

8. Relación entre estudios de puestos y la productividad

9. Bibliografía

Este curso fue diseñado para aplicarlo a cualquier empresa. Aquí se define qué son los estudios organizacionales y las fases previas a su ejecución. Se toma como referencia el procedimiento básico de Estudio del trabajo para a partir de ahí, de un modo fácil y ameno hacer cálculos de Aprovechamiento de la Jornada Laboral. Se define cómo establecer Normas de Tiempo y de Rendimiento; así como lograr Balances de Carga y Capacidad. Estos cálculos muestran las deficiencias y exhiben el camino a seguir para solucionar los conflictos organizacionales de la empresa. Tras este análisis se establece una relación entre los estudios de organización del trabajo y la productividad

1. Introducción

El análisis y descripción de puestos de trabajo no es más que el análisis de cada puesto y no el de las personas que lo desempeñan, (es un modo de estudio de organización del trabajo). Este se puede hacer para varias finalidades dentro del proceso de Dirección de Recursos Humanos.

Reclutamiento
Selección de personal
Formación y desarrollo
Evaluación del potencial
Evaluación del desempeño
Etc.

Análisis de puestos

Para hacer un estudio es necesario hacer un análisis que consta de tres partes:

Identificación de la tarea

Se trata de identificar la tarea de entre todas las demás y de tener noticia de sus condiciones más extremas: ambiente físico, materiales, retribuciones...

Descripción de la tarea

Aquí se describen las operaciones que sucesivamente en la tarea se incluyen, señalando en cada una lo que el sujeto hace, para que lo hace, y cómo lo hace, e identificando además, el tipo y grado de las aptitudes, conocimientos y rasgos motivacionales que cada una parece exigir.

Elección o desarrollo de un sistema (Aplicación de metodología)

Es el método o estudio que se decide desarrollar.

Después de este razonamiento es necesario definir qué tipo de observación utilizaré para diseñar el estudio, existen dos modos de observar (continua y discontinua) y el método a emplear que puede ser alguno de estos:

Cuestionario
Fotografía individual
Fotografía colectiva
Entrevista
Expertos
Mixtos
Diario de actividades (Bitácora de empleados)

Ciertamente en la realización de análisis y descripción de puestos de trabajo no existe un método mejor o peor, sino que la elección de uno u otro deberá basarse en las características de los puestos de trabajo y de la organización; y la adopción de varios métodos parece ser la mejor solución, esa es la razón por la que el método mixto es el modo de estudio más utilizado.

2. Los tiempos de trabajo

Si se sabe describir un puesto de trabajo, significa que se puede hacer un estudio organizacional del mismo, para lo que es imprescindible conocer el procedimiento básico de estudio del trabajo, que consta de 8 etapas.

Seleccionar el trabajo o proceso a estudiar
Registrar por observación directa , OTIDA u OPERIN cuanto sucede utilizando técnicas apropiadas y disponiendo de los datos en la forma más cómoda
Examinar los hechos registrados con espíritu crítico, preguntándose si se justifica lo que hace, según el propósito de la actividad; el lugar donde se lleva a cabo; el orden en que se ejecuta, y los medios empleados
Idear el método más económico tomando en cuenta las circunstancias
Medir la cantidad de trabajo que exige el método elegido y calcular el tiempo tipo que lleva hacerlo
Definir el nuevo método y el tiempo correspondiente para que pueda ser identificado en todo momento
Implantar el nuevo método como práctica general aceptada con el tiempo fijado
Mantener en uso la nueva práctica mediante procedimientos adecuados

Las etapas 1, 2 y 3 son inevitables, ya se emplee la técnica de estudio de métodos o la medición del trabajo; la 4 forma parte del estudio de métodos corrientes, mientras que la 5 exige la medición del trabajo.

Después de escoger el puesto y la metodología a emplear, lo primero es definir los tiempos que componen la jornada laboral que aparece a continuación.

La cual está dividida en dos grandes grupos denominados tiempo de trabajo y tiempo de interrupciones.

TIEMPO DE TRABAJO (TT)

Tiempo de trabajo relacionado con la tarea (TTR):

Tiempo preparativo-conclusivo (TPC)
Tiempo operativo (TO)
Tiempo de servicio (TS)

Tiempo de trabajo no relacionado con la tarea (TTNR):

Tiempo que invierte en el cumplimiento de tareas no previstas en el contenido de trabajo del puesto

TIEMPO DE INTERRUPCIONES (TI)

Tiempo de interrupciones reglamentadas (TIR):

Tiempo de interrupciones por requerimientos técnicos-organizativos (TIRTO): Interrupciones provocadas por las condiciones específicas en que se desarrolla el proceso de producción: interrupciones de los estibadores durante el tiempo en que la grúa transporta la carga ...
Tiempo de descanso y necesidades personales (TDNP): Tiempo para meriendas, lavarse las manos, la cara, para realizar necesidades fisiológicas ...

Tiempo de interrupciones no reglamentadas (TINR):

Tiempo de interrupciones por deficiencias técnicas-organizativas (TITO): Falta de materia prima, falta de equipos, herramientas e instrumentos, roturas de equipos ...
Tiempo de interrupciones por violaciones de la disciplina laboral (TIDO): Llegadas tardes, excesivo tiempo en el descanso reglamentado, parado sin trabajar ...
Tiempo de interrupciones casuales (TIC): Paros por causas climatológicas, falta de energía ...
Tiempo de interrupciones por otras causas (TIOC): Cobros en horarios laborales, actividades políticas, problemas en el comedor, problemas de transporte ...

3. ¿Cuántos días se necesitan para hacer el estudio?

Existen puestos cuyo trabajo esta compuesto por eventos repetitivos y viceversa, para ambos casos se debe seguir el mismo procedimiento, aunque en eventos repetitivos se sugiere utilizar el modo de observaciones aleatorias discontinuas: "Observación instantánea o Muestreo del trabajo" (al repetirse continuamente la actividad no es necesario estar todo el tiempo junto a la(s) persona(s) del área objeto de estudio). Para sucesos no repetitivos se sugiere el uso de observaciones continuas: "Observación continua individual ; continua Colectiva ; o auto observación"

Al decidir el modo de observación se toman tres días de muestra inicial para luego fijar cuantos días es necesario para hacer un estudio confiable.

Para el caso de observaciones discontinuas:

Donde:

N: Número de días

R: Es la diferencia entre tiempo máximo de trabajo relacionado con la tarea y tiempo mínimo (TTR MAX - TTR MIN)

x: Es la media del tiempo de trabajo relacionado con la tarea X = TTR

d: En dependencia de la cantidad de días de muestra inicial que decida será el valor de d utilizando la siguiente tabla.

# de días	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
d	1.128	1.693	2.059	2.534	indefinido	2.704	2.847	2.97	3.078	3.137

Se puede también usar la fórmula:

Para el caso de observaciones continuas:

N: Número de días

R: Es la diferencia entre tiempo máximo de trabajo relacionado con la tarea y tiempo mínimo (TTR MAX - TTR MIN )

Posteriormente a conocer el número de días necesario para hacer la investigación se define que tipo de estudio quiere hacerse.

Los modos más utilizados son:

Aprovechamiento de la jornada laboral
Cálculo de normas de tiempo y de rendimiento
Balance de carga y capacidad

4. Aprovechamiento de la jornada laboral

Este es el modo más fácil de hacer un estudio de puesto de trabajo

Se considera que los límites de control óptimos son entre el 75 y el 95 %, aunque para mantenimiento el 70% se considera alto. Cada entidad decide sobre que límites trabajar teniendo en cuenta la tecnología, las características de la empresa…

Esto constituye una herramienta de dirección porque a partir del conocimiento del Aprovechamiento de la Jornada Laboral se puede conocer donde hay problemas, las causas y como accionar sobre ellas.

5. Cálculo de normas de tiempo y de rendimiento

Las normas de tiempo y de rendimiento son herramientas que permiten planificar el proceso productivo o de servicios. ¿Cómo calcularlas?

T o/u : Tiempo operativo por unidad

En cuanto a las normas de rendimiento son sencillamente el inverso de las normas de tiempo.

Nr = 1/Nt

6. Balance de carga y capacidad. (Registro de información)

Este tipo de estudio solo es aplicable a flujos de producción continua, seriada o unitaria.

La primera fase es el registro de información que se sugiere el uso de diagramas OTIDA u OPERIN, donde aparecen todos los sucesos del flujo productivo.

Operación

Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. Por lo común, la pieza, materia o producto del caso se modifica durante la operación.

Transporte

Indica el movimiento de los trabajadores, materiales y/o equipos de un lugar a otro.

Inspección

Indica que se verifica la calidad, la cantidad o ambas.

Demora

Indica demora en el desarrollo de los hechos; por ejemplo, trabajo en suspenso entre dos operaciones sucesivas, o abandono momentáneo (no registrado) de cualquier objeto hasta que se necesite.

Almacenamiento

Indica depósito de un objeto bajo vigilacia en un almacén donde se le reciba o entrega mediante alguna forma de autorización o donde se guarda con fines de referencia hasta que se necesite.

7. Balance de carga y capacidad. (Cálculo)

Después de registrar los hechos se calcula la capacidad que tiene cada operación que puede ser de equipos, obreros o ambas cosas en dependencia del tipo de trabajo (mecánico; manual; mecánico-manual). Esta permite conocer el tiempo en que se puede hacer una producción deseada según la cantidad de equipos y/u obreros que tengo, aunque, sin tener en cuenta la salidas de elementos defectuosos.

Capacidad de obreros

CTo = Cio x Nob

Cio = d x t x h (1-m) x Nr x Kn

CTo: Capacidad total para obreros

Nob: Número de obreros

Cio: Capacidad unitaria para obreros

d : días al año

t: turnos al día

h: horas por turno

m : % de mantenimiento (en caso de que los datos de chapa del equipo no muestre este dato se asume que es nulo)

Nr: Norma de rendimiento

Kn: Cumplimiento de la norma

Capacidad de equipos

CTe = Cie x Neq

Cie =d x t x h (1-a) x Nr x Kn

CTo: Capacidad total para equipos

Cie: Capacidad unitaria para equipos

Neq: Número de equipos

a: % de aprovechamiento de la jornada laboral (en caso de que no exista este dato se asume que es 1 aunque lo ideal es hacer previamente un estudio de aprovechamiento de la jornada laboral). Si se está estudiando un taller de nueva creación, obviamente, no existen estudios de aprovechamiento; ese es el caso clásico donde a se hace nulo.

Al conocer las capacidades se hace un análisis para determinar el posible cuello de botella (será la operación de menor capacidad). Los futuros análisis se hacen en función de esta operación. Se examina la existencia de compuestos con defectos.

Luego de conocer la capacidad de cada operación teniendo como punto de referencia el volumen de producción deseado y la salida de elementos defectuosos del fujo productivo se recalcula cuánto se puede hacer realmente. Esto es sencillamente la CARGA a que están sometidos equipos y/u obreros.

Se toma como punto de análisis el grafico utilizado (OTIDA u OPERIN) y a partir de la última operación (hacia arriba) se calcula la carga a que puede ser sometida cada operación.

Q final = Vp ( Cuando no hay salida de defectuosos )

Q final = Vp / (1-% defect) ( Cuando hay salida de defectuosos )

Vp = Volumen de producción

Ejemplo

Q final = Vp

Q 10 = Vp

Q 9 = Vp

Q 7 = Q 8

Posterior a este cálculo se cuantifica cual es la operación con menor carga; si esta coincide con la menor capacidad entonces este será el verdadero cuello de botella del proceso. En caso contrario se hace un análisis exhaustivo para determinar si el cuello de botella es la operación de menor carga o la de menor capacidad.

Tras obtener estos datos se calcula si con la cantidad de equipos y/u obreros que se tiene se puede cumplir los planes de producción deseados.

Número de equipos

# Equipos = Q /C ie # Obreros = Q /C io

Más tarde se compara con el número de equipos y/u obreros actuales para decidir la cantidad necesaria. A partir de ahí es que se conoce realmente cuanto se puede hacer y que se necesita para hacer más desde el punto de vista productivo.

Ahora, posterior a un estudio de cualquier tipo es importante hacerse las preguntas

¿Qué debería hacerse?
¿Dónde debería hacerse?
¿Cuándo debería hacerse?
¿Quién debería hacerlo?
¿Cómo debería hacerse?

Con las respuestas a las interrogantes anteriores se encuentran las respuestas a los múltiples problemas organizacionales de las empresas actuales.

8. Relación entre estudios de puestos y la productividad

Ciertamente resuelven problemas los estudios de organización del trabajo, sobre todo si se tiene en cuenta su interrelación con el desarrollo de la productividad.

Estudios de puestos	Productividad
Permite conocer cuanto puedo producir y que medios necesito emplear	Relación entre lo producido y los medios empleados
Aprovechamiento de la Jornada Laboral	A mayor Aprovechamiento mayor productividad
Balance de Carga y Capacidad	Mientras mejor conozca a que puedo someter equipos y obreros, tendré mayor dominio de cuanto puedo producir
Normas de tiempo y de rendimiento	Si conozco el tiempo real en que puede hacerse una producción o evento de mantenimiento, podré tener mejor planificación de la productividad

Por tanto como la productividad es directamente proporcional a la eficiencia, los estudios organizacionales son la solución a la mayoría de los problemas en las empresas actuales.

9. Bibliografía

Marsán Castellanos, J. y otros [1986] La organización del trabajo. ISPJAE. Habana
[Organización internacional del trabajo] [SA].Introducción al estudio del trabajo